مقدمة :
يرتبط نجاح العمل المؤسسي بالجانب التنظيمي الذي يشكل محورًا أساسيًا لبناء شبكة قنوات متفاعلة بين جميع الأطراف.
من هنا تأتي أهمية وجود دليل تنظيمي في ضوء أهداف ولوائح معتمدة من الجهات العليا، وذلك لتحديد مهام كل وحدة إدارية في الهيكل الوظيفي، وبالتالي تنظيم عمل جميع الأطراف ومسؤولياتهم المختلفة للمساهمة في أداء الرسالة وتحقيق الأهداف للنظام.
ولا يستثنى من ذلك العمل الخيري ، فهي كغيرها من المؤسسات والبرامج تتطلب وجود هيكل تنظيمي واضح ومحدد المهام لتحقيق الغايات والأهداف، والمساعدة في توزيع المسؤوليات وتفعيل الأدوار المنوطة بمنسوبي المؤسسة الخيرية ، ورفع مستوى قدراتهم في تحقيق رؤيتها ورسالتها.
إن إطار توصيف المهام الوظيفية لا يخلو من وصف الأدوار وتحديد صلاحيات جميع منسوبي المؤسسة وتحديد الارتباط الإداري لكل مهمة في الهيكل التنظيمي. فمن الضروري أن يوجد بكل مؤسسة أو وحدة إدارية توصيف وظيفي لكل مهمة من بداية السلم حتى أعلاه، وهذا يساعد بشكل دقيق في فهم الصلاحيات المخولة لكل منهم، وبدوره يساهم في تحسين جودة العمل.
أولاً : التعريفات
يقصد بالألفاظ والعبارات الآتية أينما وردت في هذه اللائحة المعاني المبينة أمام كل منها ما يقتضِ سياق النص خلاف ذلك :
الوزارة : وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية .
النظام : نظام مجلس الإدارة
الشفافية : الإفصاح للجهات ذات الصلة عن المعلومات المالية والتنظيمية والاحصائية بحيث يمكنهم تقويم المجلس .
المسائلة : التزام الإدارة واستعدادها للإجابة على تساؤلات واستفسارات مجلس الإدارة بمعلومات واضحة ودقيقة وملائمة والتزام مجلس الإدارة بذلك أمام الجهات الأخرى ذات الصلة .
العدل : معاملة الجهات ذات الصلة بعدل واخذ مصالحهم بعين الاعتبار .
المجلس : مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية بالأحساء
الرئيس : رئيس أعضاء مجلس الإدارة .
الأعضاء : أعضاء مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية بالأحساء .
اللجان : اللجان المنبثقة عن مجلس إدارة جمعية التنمية الأسرية بالأحساء .
الإدارة : الإدارة التنفيذية لجمعية التنمية الأسرية بالأحساء.
الأطراف ذات الصلة : كل من له علاقة بالجمعية داخلها أو خارجها .
منسق المجلس : هو المرشح لوظيفة منسق المجلس من خارج المجلس ويكون موظفًا بالجمعية بالتنسيق بين رئيس المجلس ومدير عام الجمعية
ثانيًا : التنظيم الإداري
لاختصاصات والمهام بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية:
تتضمـــن الأنظمة الداخلية للجمعية آلية توزيع المهام والاختصاصات بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية بما يتفق ّ مع أفضـــل مبادئ الحوكمـــة ومعاييرها، ويُحســـن كفاءة اتخاذ قرارات الجمعية، ويحقق التوازن في الصلاحيات والســـلطات بينهما، حيث عمل المجلس على تحديد ما يلي :
- الموضوعات التي يحتفظ المجلس بصلاحية البت فيها وهي ( تعيين مدقق حسابات خارجي – اعتماد الحسابات الختامية والميزانية العمومية – التعيين والإقالة المتعلقة بالمدير العام )
- المدير التنفيذي له صلاحيـــة التوقيـــع على العقـــود والاتفاقيات التي ً تكـــون الجمعية طرفـــا فيها، وتمثيل الجمعية في جميـــع الجهات ومنها ً القضائية، منصوصا ً عليها نظاما.
- للمدير التنفيذ صلاحية اعتماد وتطوير اللوائـــح الداخلية المتعلقة بعمل الجمعية، والتحقق من تحديدها بشـــكل واضح من حيث المهام والاختصاصات والمسؤوليات الموكلة إلى المستويات التنظيمية المختلفة أو تكليف من يراه ليقوم بهذه المهمة بعد موافقة المجلس.
- التأكيد على وجود سياســـة مكتوبة وتفصيلية تتضمن تحديد الصلاحيات المفوضـــة إلى الإدارة التنفيذيـــة، وطريقة التنفيذ، ومـــدة التفويض، والطلـــب مـــن الإدارة التنفيذيـــة رفـــع تقارير دورية بشـــأن ممارســـاتها للصلاحيات المفوضة.
- يعمل المدير التنفيذي وفقـــا لآلية توزيـــع المهـــام والاختصاصات العنايـــة اللازمة عند اتخـــاذ القرار، ويلتزم بواجب الاســـتقصاء والتتبـــع في الحصول علـــى المعلومات الدقيقة والتقارير المناســـبة ذات الصلة بالموضوع المتخذ بشأنه القرار.
- إذا رأى رئيس المجلس أن المعلومـــات والتقاريـــر ذات الصلـــة بالموضـــوع غير كافية، فعليه الامتناع عـــن اتخاذ القرار إلى حين توافر المعلومات.
- تلتزم الجمعية باتخاذ الوســـائل اللازمة لتنظيـــم عملية اتخاذ القرار بما يتيـــح لغالبيـــة العامليـــن فـــي الجمعية فرص المســـاهمة فـــي اتخاذ القرارات.
- في جميع الأحوال لا يجوز أن ينفرد شـــخص بالسلطة المطلقة لاتخاذ القرارات في الجمعية.
ثالثًا : مهام مجلس الإدارة لتحقيق الجودة
يسعى مجلس الإدارة إلى تطوير عمل الجمعية بهدف تحقيق أعلى مستويات الجودة، وذلك من خلال الآتي:
- المراجعة المستمرة للنتائج بعيدة المدى وقيمتها المادية .
- التقييـــــم المستمـــــــر لمــــــدى مســـاهمة الجمعيـــــــة وتأثيرهـــــــا الاجتماعي
- المراجعـــة المستمـــــرة لـــلأداء، والسعي لتطبيق ممارسات الإدارة الجيـــدة وتطويرها في جميع أعمال الجمعية.
- النظـــر للشكــــاوى وملاحظــــــات الأطراف ذات العلاقة، ووضع آلية للتعامل معها.
- تحقيـــــق جميـــــــع المتطلبـــــــات النظاميــــة المتعلقــــــــة بحقــــــــوق العاملين في الجمعية.
- منـــح العامليـــن والمتطوعيــــــن في الجمعية الدعم الكافي للقيام ّ بعملهم بشكل فعال
- عقد جلسات ومناقشات مفتوحة مع الأطـــراف ذوي العلاقة بشـــأن المســـائل ذات الصلـــة بعمـــل الجمعيـــة ومـــن أبرزهـــا المســـائل المتعلقة بالحوكمة.
رابعًا : اختصاصات ومهام مجلس الإدارة
تـُحدد اللائحة الأساسية اختصاصات مجلس الإدارة ومـــن أهمها ما يلي:
- فتـــح الحســـابات البنكيـــة لـــدى البنوك والمصارف السعودية، ودفع وتحصيل الشيكات أو أذونات الصرف، وكشوفات الحســـابات، وتنشيط الحسابات وقفلها وتسويتها، وتحديث البيانــــــات والاعتـــــــراض على الشيكات، واستلام الشيكات المرتجعة وغيرها من العمليات البنكيــــــة
- تسجيل العقارات، وقبول إفراغها، وقبــــــول الوصايـــــــا والأوقـــــــــاف والهبات، ودمج صكوك أملاك الجمعية وتجزئتها وفرزها، وتحديـــــث الصكوك، وإدخالها في النظام الشامل، وتحويل الأراضي الزراعية إلى سكنية، وإجراء أي تصرفات خلاف ما سبق يكون للجمعية فيها مصلحة بعد موافقة الجمعية العمومية.
- إدارة ممتلكات الجمعية وأموالها.
- إعداد قواعد استثمــار الفائـــــــض من أمــوال الجمعيــــة وتفعيلهــــا بعد اعتمادها من الجمعية العمومية والوزارة.
- صياغة سياسـات وشـروط وإجراءات واضحـــــة ومحــددة للعضويـــة في مجلس الإدارة ووضعها موضع التنفيذ بعد إقرار الجمعية لها.
- تزويد الوزارة بالبيانـات والمعلومـــــــات عن الجمعيـــــــة وفـــــق النمــــاذج المعتمدة من الوزارة، وتحديثها بما يطرأ من تغيير خلال فترة لا تزيد عن شهر واحد من تاريخ وقوعه
- تزويد الوزارة بالحساب الختامي والتقارير المالية المدققة من مـــراجع الحسابات بعد إقرارها من الجمعية العمومية خلال أربعـــة أشهر من نهاية السنة المالية
- الإشراف على إعداد التقرير السنوي للجمعية واعتماده.
- البت في قبول عضو الجمعية العمومية الجديد، أو اعتذاره، أو إلغاء عضويته بقرار مسبب.
- إبلاغ الوزارة بكل تغيير يطرأ على حالة أعضاء الجمعية العمومية، ومجلس الإدارة، والمسؤول التنفيذي، والمدير المالي فـــي أقــــــــرب وقت ممكن وفي موعد أقصاه شهر من تاريخ التغيير.
- إرسال دعوة خطية للجمعية العمومية لطلب عقـــد اجتماعهـــا تشمـــــل جدول الأعمال، ومكان الاجتماع، وتاريخه، وساعة انعقاده قبـــل الموعد بوقتٍ كافٍ .
- عدم التصرف إلا فيما تنص عليه اللائحة الأساسية وبالشروط الواردة فيها، وإذا خلت اللائحة الأساسية من نص فلا يجوز للمجلس التصرف إلا بإذن من الجمعية العمومية.
- عند انتهاء دورته، يســـتمر مجلس الإدارة في ممارســـة مهامه الإدارية دون المالية إلى حين انتخاب مجلس إدارة جديد.
خامسًا: اختصاصات ومهام رئيس مجلس الإدارة
دون إخـــلال باختصاصات مجلس الإدارة، يتولى رئيس مجلس الإدارة قيـــادة المجلـــس والإشـــراف علـــى ســـير عملـــه وأداء اختصاصاتـــه بفعالية، ويدخل فـــي اختصاصات رئيس مجلس الإدارة بصفة خاصة الآتي:
- تيسير المساهمة الفعالة لجميـــع أعضـــاء مجلـــس الإدارة، والعمـــل على تعزيز العلاقات البنـــاءة والاحترام المتبـــادل بينهـــم، وبيـــن الأعضاء والإدارة التنفيذية
- ضمـــان حصـــول أعضاء المجلس علـــى المعلومات الكاملـــة والصحيحـــة فـــي الوقت المناسب.
- تشجيع ثقافة النقد البنّاء والآراء البديلــــــــة بشـــــــــأن المسائل محل النقاش.
- التحقـــق من قيام مجلس الإدارة بمناقشـــة المسائل الأساســـية بشـــكل فعـــال وفـــي الوقـــت المناســـب، والتأكد من حصول الأعضاء علـــى فرصة كافية لإبداء ما لديهم من ملاحظات بشأن المسائل المعروضة.
- تمثيـــل الجمعيـــة أمـــام الغيـــر وفـــق ما تنـــص عليه اللائحة الأساسية للجمعية
- ضمـــان وجـــود قنـــوات للتواصل الفعلي مع أعضاء الجمعية العمومية، وإيصال آرائهم إلى مجلس الإدارة.
- إعـــداد جـــــــدول أعمــــــــال اجتماعات مجلس الإدارة مع الأخذ في الاعتبار أي مسألة يطرحهـــــا أي عضـــــــــو فـــي المجلـــس أو يثيرهـــا مراجع الحسابات.
سادسًا : اختصاص ومهام أعضاء مجلس الإدارة
علـــى كل عضـــو من أعضـــاء مجلـــس الإدارة القيـــام بالمهام والواجبات الآتية:
- تقديم المقترحات لتطوير استراتيجية الجمعية.
- مراقبـــة أداء الإدارة التنفيذيـــة، ومـــدى تحقيقهـــا أهـــداف الجمعية وأغراضها.
- مراجعة التقارير الخاصة بأداء الجمعية.
- التحقـــق من ســـلامة ونزاهة الأنظمة المالية والمحاســـبية، بما في ذلك الأنظمة المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
- التحقق من أن الرقابة المالية ونظم إدارة المخاطر في الجمعية قوية ومبررة.
- إبداء الرأي في تعيين أعضاء الإدارة التنفيذية أو عزلهم.
- الالتزام التام بأحكام النظام ولائحته التنفيذية، والأنظمة ذات الصلة، واللائحة الأساسية للجمعية عند ممارسة مهام عضويته في المجلس، والامتنـــاع عـــن القيـــام أو المشـــاركة فـــي أي عمل يســـيء تدبير أمور الجمعية.
- حضـــور اجتماعـــات مجلـــس الإدارة، وعـــدم التغيب عنهـــا إلا لمبررات ُ موضوعية يـ ً شعر بها رئيس المجلس مسبقا، أو لأسباب طارئة.
- تخصيص وقتٍ كافٍ للاضطلاع بمســـؤولياته، والتحضير لاجتماعات مجلـــس الإدارة ولجانـــه والمشـــاركة فيها بفعالية، بما فـــي ذلك توجيه الأسئلة ذات العلاقة ومناقشة المسؤولين التنفيذيين بالجمعية
- دراســـة وتحليـــل المعلومـــات ذات الصلة بالموضوعـــات التي ينظر فيها مجلس الإدارة قبل إبداء الرأي حيالها.
- تمكيـــن أعضاء مجلس الإدارة الآخريـــن من إبداء آرائهم بحرية، وحث المجلـــس على مداولـــة الموضوعـــات واســـتقصاء آراء المختصين من أعضـــاء الإدارة التنفيذيـــة للجمعيـــة ومن غيرهم في حـــال ظهرت حاجة لذلك.
- إبلاغ مجلس الإدارة وبصفة عاجلة بأي مصلحة شخصية له – مباشرة كانت أو غير مباشـــرة – فـــي الأعمال والعقود لحســـاب الجمعية، وعدم ً المشـــاركة في التصويت على أي قرار يصدر بشأن ذلك إعمالا لأحكام النظام ولائحته التنفيذية، ولهذه اللائحة.
- عدم إفشـــاء أي أسرار عرفها بسبب عضويته في المجلس إلا وفقا لأحكام النظام
- العمل على أســـاس معلومات واضحة وبحســـن نية، مع بذل العناية والاهتمام اللازمين.
- إدراك واجباته، وأدواره، ومسؤولياته المترتبة على العضوية.
- تنمية معارفه في مجال أنشطة الجمعية وأعمالها.
- الاعتذار عن شـــغل عضوية مجلس الإدارة في حال عدم تمكنه من الوفاء بمهامه على الوجه الأكمل
سابعًا: اجتماعات مجلس الإدارة
يعقد مجلس الإدارة اجتماعـــات عادية منتظمة لممارسة مهامه بفعالية.
يعقد مجلس الإدارة أربعـــة اجتماعـــــات فـــــــي السنة على الأقل، بواقع (اجتمـــاع واحـــد) كل ثلاثة أشهر.
متى يعقد الاجتماع:
الحالة الأولى :
دعوة من رئيس الجمعية أومن يفوضه يوجهها للأعضاء قبل (15) يومًا على الأقل من موعد الاجتماع بحيث تشمل ما يلي :
- أن تكون خطية .
- صادرة من رئيس مجلس الإدارة أو من يفوضه أو من يحق له دعوة المجلس.
- تشمل جدول الأعمال .
- يحدد بوضوح مكان الاجتماع وتاريخه وساعة انعقاده.
الحالة الثانية:
في حالة طلب أكثر من نصف عدد أعضاء مجلس الإدارة عقد اجتماع وجب على الرئيس أو من يقوم مقامه الدعوة لانعقاده خلال أسبوعين من تاريخ الطلب.
- ويجوز للمجلس عقد اجتماعات غير عادية في الحالات التي تستوجب ذلك والتي من بينها ما يلي:
- انخفاض عدد أعضاء المجلس بشكل لا يتحقق معه النصاب النظامي اللازم لعقد الاجتماعات.
- طلب ما لا يقل عن (النصف) من بين أعضاء المجلس عقد اجتماع غير عادي مسبب.
- طلب وزارة الشؤون الاجتماعية أو المحاسب القانوني من المجلس عقد اجتماع غير عادي لمناقشة أمور تستدعي ذلك.
- أية أمور غير ما ذكر تستوجب عقد اجتماع طارئ.
يكون اجتماع مجلس الإدارة صحيحاً بحضور أغلبية أعضائه، ولا يجوز فيه تفويض عضو عن عضو آخر، وتصدر القرارات بأغلبية أصوات الحاضرين وفي حالة التساوي يكون صوت الرئيس مرجحاً
ويعقد الاجتماع وفق الخطوات التالية:
| يشترط لعقد الاجتماع حضور ثلث مجلس الإدارة |
أمين المجلس |
| تجهيز جدول الأعمال |
الأمين + منسق المجلس |
| إحاطة أعضاء المجلس بموعد الاجتماع وإرسال جدول الأعمال |
منسق المجلس |
| تهيئة مكان الاجتماع بالتجهيزات اللازمة |
منسق المجلس |
| عرض جدول الاجتماع على الحضور |
أمين المجلس |
| تدوين التوصيات والقرارات |
سكرتير المجلس |
| إرسال محضر الاجتماع الكترونيًا خلال يومين على الأكثر من عقد الاجتماع للمجتمعين |
منسق المجلس |
| حفظ محاضر الاجتماع في ملف اجتماعات المجلس |
منسق المجلس |
| قراءة التوصيات والقرارات السابقة وما تم حيالها |
أمين المجلس |
ملاحظة : يحق لعضو مجلس الإدارة الاعتذار قبل يومين فقط من الموعد المحدد .
آلية الاعتراض
إذا كان لـــدى أي عضـــو من أعضاء مجلـــس الإدارة ملحوظات حيال أداء الجمعيـــة، أو الموضوعات المعروضة ولم يتم البت فيها في اجتماع المجلـــس، فيلزم تدوينها وبيان ما يتخـــذه المجلس أو يرى اتخاذه من إجراءات حيالها في محضر اجتماع مجلس الإدارة.
إذا أبـــدى عضو مجلس الإدارة رأيا ً مغايـــرا لقرار المجلس، فيلزم إثباته بالتفصيل في محضر اجتماع المجلس
آلية ضبط حضور الأعضاء للاجتماعات
يتم تنظيم حضور اجتماعات مجلس الإدارة، والتعامل مع حالات عدم ً انتظـــام الأعضاء بالحضور حيث يجوز للجمعية العمومية ــ بناء على توصية من مجلس الإدارة ــ إسقاط عضوية من يتغيب من أعضائه عن حضور ثلاث اجتماعات متتالية للمجلس دون عذر مشروع.
آلية إعداد جدول أعمال الاجتماع
يقوم رئيس مجلس الإدارة التشـــاور مع أعضاء المجلس والمســـؤول التنفيذي عند إعداد جدول أعمال اجتماع المجلس.
يقـــر مجلس الإدارة جدول الأعمال حال انعقاده، وفي حال اعتراض أي عضو على هذا الجدول يجب إثبات ذلك في محضر اجتماع المجلس.
لـــكل عضو في مجلـــس الإدارة حق اقتراح إضافـــة أي بند على جدول الأعمال.
ثامنًا: أمين سر المجلس
يعيـــن مجلـــس الإدارة (أمينا للســـر) مـــن بين أعضائـــه أو من غيرهـــم، ولا يجـــوز عزلـــه إلا بقـــرار مـــن المجلـــس، ويحـــدد اختصاصاتـــه بقـــرار مـــن المجلـــس علـــى أن تتضمـــن هـــذه الاختصاصات الآتي:
توثيق اجتماعات مجلس الإدارة، وإعداد محاضر لها تتضمن ما دار من نقاشـــات ومـــداولات، وبيان مـــكان الاجتمـــاع، وتاريخه، ووقـــت بدايته ونهايتـــه، وتوثيق قـــرارات المجلـــس، ونتائج التصويـــت، وحفظها في سجل خاص ومنظم، وبيان أسماء الأعضاء الحاضرين والتحفظات التي أبدوها،
وتوقّع هذه المحاضر من جميع الأعضاء الحاضرين.
إبـــلاغ أعضاء مجلس الإدارة بمواعيد اجتماعات المجلس، وتزويدهم بجدول أعمال الاجتماع وأوراق العمـــل والوثائق والمعلومات المتعلقة به قبل موعد الاجتماع بمدة كافية.
التحقق من حصول أعضاء مجلس الإدارة على كافة محاضر اجتماعات المجلس والمعلومات والوثائق المتعلقة بالجمعية وبصفة عاجلة.
حفظ التقارير التي ترفع إلى مجلس الإدارة والتقارير التي يعدها.
ضمـــان اتبـــاع الإجـــراءات الخاصـــة بمجلـــس الإدارة، وضمـــان تدفق المعلومات بين أعضائه ولجانه والإدارة التنفيذية.
التنسيق بين أعضاء مجلس الإدارة.
تقديم العون والمشورة إلى أعضاء مجلس الإدارة.
تاسعًا : تقييم الأداء
- وضع مجلس الإدارة ــ بناء على اقتراح إدارة التطوير المؤسسي الآليات اللازمة لتقييم أداء المجلس وأعضائه والإدارة التنفيذية بشـــكل سنوي من خلال مؤشـــرات قياس أداء مناســـبة ترتبط بمـــدى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجمعية.
- تم وضع معايير لتقييـــم أداء رئيس وأعضاء مجلـــس الإدارة والإدارة التنفيذية، مع ضرورة اطلاع من يتم تقييمهم بهذه المعايير حيث يراعى في التقييم الفردي لأعضاء مجلس الإدارة مدى مســـاهمته في مـــداولات المجلس والتزامه بـــأداء واجباته ومســـؤولياته بما في ذلك حضور جلسات المجلس ولجانه وتخصيص الوقت اللازم لها.
- يفصح المجلس عن الوسائل التي اعتمد عليها في تقييم أدائه وأداء لجانه وأعضائه.
- يحق لرئيس المجلس أن يتخـــذ الترتيبات اللازمة للحصول على تقييم جهـــة خارجية لأدائـــه كل ثلاث ســـنوات، مع تحديد الجهـــة المقيمة في التقرير السنوي.
- يجري أعضاء مجلس الإدارة تقييما ً سنويا لأداء رئيس المجلس، على ألا يحضر رئيس المجلس الاجتماع المخصص لهذا الغرض
- تقـــوم المدير العام للجمعية بمراجعة أداء جميـــع العاملين فيها دوريا، للتأكد مـــن اســـتيفائهم لجميـــع المتطلبات الضروريـــة المتعلقـــة بوظائفهم، ومناقشـــة الموظفين حيال أوجه قصورهم مع منحهم الفرصة الكافية لتحسين أدائهم والارتقاء بمهاراتهم
